"كيفية ترتيب الأشياء": ملخص كتاب ألن // ملخصات * عدم الإصلاح

Send

كيفية ترتيب الأشياء دون أن تفقد أعصابك

تعتمد طريقة إنجاز الأمور (أو GTD) على التفكير في النتائج وتحديد "الخطوات التالية". تساعد الفكرة الرئيسية لـ GTD على تحديد الهدف بوضوح ، ثم كل خطوة نحو تحقيق هذا الهدف. الطريقة مناسبة لتنظيم العروض التقديمية في العمل ، ولتخطيط مشتريات عيد الميلاد.

يجب أن تكون كل مهمة صغيرة حتى تتمكن من حلها بسرعة ، ولا يمكن لقلة الوقت أو الدافع أن يوقفك. يساعد هذا النهج على تحقيق جميع أهدافك في الحياة ، ويساعد على تجنب الإجهاد.

عند تنظيم المشاريع باستخدام طريقة GTD ، ستكون دائمًا مستعدًا لبدء العمل في المهمة على الفور ، بغض النظر عما يحدث حولك وأين أنت. يجعل GTD الخطوة التالية سهلة للغاية بحيث لا تريد تأجيلها.

ستجد في هذا الكتاب العديد من الأدوات البسيطة التي يمكنك استخدامها للعمل بفاعلية والحفاظ على العقل الواعي. بالإضافة إلى التوصيات حول الموقف الذي يجب تطويره من أجل تنفيذ المبادئ الأساسية لـ GTD.

عقلك هو أداة للتفكير ، وليس أداة تخزين

أن تكون ناجحًا في عملك يعني أن تكون منظمًا جيدًا. هذا مهم بشكل خاص للعاملين في مجال المعرفة ، الذين يعتبر التوفيق بين عشرات المهام والمشاريع حقيقة في نفس الوقت. تنشأ الصعوبات عندما يكون الخط الفاصل بين حياتنا الشخصية والمهنية غير واضح. هذا لأن دماغنا يحاول اكتشاف القضايا التي لم يتم حلها ويذكرنا بها في أكثر الأوقات غير المناسبة - حتى لو كنا نفضل التعامل معها في وقت لاحق.

للحفاظ على جميع المعلومات المعقدة حول الحياة تحت السيطرة ، يعامل الكثير منا أدمغتنا مثل درج مكتب أو دفتر ملاحظات. نسيء إلى دماغنا ، مما يجبره على تخزين جميع أنواع المعلومات. انسداد رؤوسنا بمعلومات حول المهام غير المكتملة والاجتماعات القادمة والالتزامات الأخرى ، نحن نهدر بتهور قدرة دماغنا على التفكير ، مما يجعل من الصعب التركيز على العمل الحقيقي.

من أجل العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة ، يجب علينا تحرير عقولنا من كل ما لا يتعلق بالمهمة التي نقوم بها في لحظة معينة من الزمن. استخدم 100٪ من قدرة عقلك على التركيز على المهمة.

إذا كنت تريد أن تفكر بوضوح ، فأنت بحاجة إلى "سلة لجمع المواد" يمكن الاعتماد عليها خارج عقلك

يمتلك دماغنا خاصية واحدة مزعجة - فهي لا تدعنا ننسى أبدًا ما نحتاج إلى الاهتمام به. نحن باستمرار "قصف" بمعلومات جديدة ، والتي تحتل أيضا مكانا في أذهاننا. كل فكرة جديدة وكل ذاكرة وكل مشكلة نسينا حلها تصرفنا عن العمل الرئيسي.

استخدم دائمًا ما يسمى "سلة لجمع المواد": مكان خارج عقلك حيث يمكنك وضع أي معلومات أو أفكار غريبة. ستعرف بالضبط مكان العثور على المعلومات لاحقًا ، عندما يكون لديك الوقت لذلك. هذا يسمح لك بالتركيز بشكل كامل على كتابة رسالة ، والتحدث مع زميل أو قص العشب.

يمكن أن تكون "السلة الخاصة بك لجمع المواد" مفكرة أو قوائم على جهاز الكمبيوتر / الهاتف الخاص بك أو حتى الصناديق التي يمكنك من خلالها وضع الأشياء والمستندات. يجب أن تكون سلة التسوق الخاصة بك (أو السلال) لجمع المواد في مكان قريب - لذلك سيكون من السهل عليك استخراج المعلومات التي كنت ستراكمها في عقلك لولا ذلك.

أخرج سلة المهملات - أفرغ جميع "السلال" الخارجية أسبوعيًا

لكي يعمل النظام بسلاسة ، يجب عليك دعمه. اعتاد على مراجعة وتفريغ السلة مرة أسبوعيًا. يعمل نظام "سلة لجمع المواد" لأنه يمنح العقل راحة مع الثقة بأنه لن يفقد أو ينسى أي معلومات مهمة.

إذا لم يتم تحديث النظام ، فإنه يتوقف عن الموثوقية ، ويصبح الدماغ في حالة تأهب ويتوقف عن الثقة به. بمجرد حدوث ذلك ، سيبدأ الذهن الباطن مرة أخرى في تشتيت المشاكل غير المحسومة والمهام غير المكتملة. يجب أن تفكر بعناية في جميع مهامك وترتيب الأشياء ، مسترشدة بالقواعد التالية:

شطب المهام غير المهمة من القائمة.
إذا تمكنت من حل المشكلة بسرعة كبيرة (في دقيقتين أو أقل) - فقم بذلك على الفور.
احتفظ بالمعلومات المهمة في مكان آمن. إذا كان اجتماعًا أو مشروعًا أو مهمة محددة ، فقم بنقله إلى القائمة المناسبة.
إن "تنظيف السلة المنتظم" هو الطريقة الوحيدة لضمان أداء موثوق به وتجنب الضغط.

إفراغ "السلة" ، قم بفرز المواد حسب القوائم

بغض النظر عن مدى اختلاف المادة الموجودة في "السلة" الخاصة بك ، لا تحتاج إلى تصنيفها وفرزها في "مربعات" أو قوائم منفصلة.

معظم قوائم المهام لا تعمل لأنها تتحول إلى "صلصة الخل" للمهام والأفكار والمعلومات. يجب أن تتضمن القوائم مهامًا محددة وقابلة للتنفيذ فقط ، ولكننا نكتب كل شيء فيها بشكل عشوائي وبالتالي من السهل جدًا تجاهل المهام الفردية المجدية.

كيف تنظم العناصر في سلتك؟

احذف كل شيء غير مهم وحل المهام الصغيرة وأضف اجتماعات أو مواعيد نهائية لتقويمك.
إذا كان هذا عملًا معقدًا (أي أنه يتطلب تنفيذ العديد من المهام المحددة) ، فقم بإدراجه في المشروع بغرض واضح.
يجب تضمين جميع المهام الأخرى في قائمة الإجراءات التالية.

تقدم قائمة "المشاريع" نظرة عامة على جميع مشروعاتك الحالية.

المشاريع هي مكون رئيسي لأي نظام تحسين الإنتاجية. المشروع هو النتيجة المرجوة التي تتطلب إجراء متعدد الخطوات. لتحديد المهام التي يجب أن يتكون منها المشروع ، تخيل النتيجة التي تريد تحقيقها ووصف النتيجة المطلوبة في جملة واحدة. يساعد التفكير في النتيجة على صياغة مهام محددة ستقربك من تحقيق هدف المشروع.

تحتوي القائمة على جميع المشاريع التي يجب استكمالها في المستقبل القريب. سيساعدك ذلك على تتبع جميع المشاريع الجارية والتحكم فيها وزيادة الإنتاجية والاسترخاء.

من خلال تحديث القائمة أسبوعيًا ، تأكد من جدولة كل مشروع خطوة بخطوة. تقع جميع الإجراءات التي يتكون منها المشروع في قائمة "الإجراءات التالية". إنها مهام محددة يمكنها تحقيق أي هدف.

استبدل قائمة المهام اليومية بتقويمك وقائمة الإجراءات التالية.

القوائم اليومية للشؤون الحالية غير فعالة - فهي تشوه إحساسك بالوقت وتضللك وتجعلك تعتقد أن لديك بالفعل وقتًا للقيام بكل ما سبق في يوم واحد. يؤدي هذا التخطيط غير الواقعي إلى خيبة الأمل وفقدان الوقت والموت لفشل ما تقوم به مسبقًا.

هناك طريقة أكثر فاعلية في العمل مع التقويم وقوائم الإجراءات التالية. يخدم التقويم غرض واحد فقط: لتسجيل المواعيد. يجب تسجيل كل شيء مرتبط بيوم أو ساعة معينة - اجتماع أو زيارة طبيب - في التقويم.

ضع جميع المهام الأخرى أو الخطوات المحددة في قائمة الإجراءات التالية. يسمح لك بتحديد المهام الأكثر صلة بسرعة ، وما إذا كان لديك الوقت لحلها.

بغض النظر عن مكان وجودك ، يجب أن يكون لديك دائمًا قائمة "الإجراءات التالية" معك. سيعطيك هذا الفرصة لاختيار المهمة المنطقية لحلها.

إذا كانت لديك مهام مخططة جيدًا ومحددة مسبقًا ، فلن يكون من الصعب عليك تحديد أيها منطقي للتعامل معه.تخيل أنك في المطار وتأخر رحلتك لمدة ساعة. في هذه الحالة ، اسأل نفسك:

ما المهمة التي يجب علي اختيارها الآن؟
ما المهمة التي يمكنني الانتهاء منها في الوقت المخصص؟
لأي مهمة لدي طاقة كافية في وقت معين؟
ما هي المهمة التي لها الأولوية القصوى؟

إذا كان لديك الكثير من المهام المخطط لها ، فمن المنطقي توزيعها عبر قوائم ومستودعات متعددة. على سبيل المثال ، يمكن تخزين قائمة على هاتف ذكي ، والأخرى على جهاز كمبيوتر. بعد فرز المهام بهذه الطريقة ، ستعرف أيها يمكنك القيام به أثناء وجودك في مكتبك أو في اجتماع ، أو أثناء الانتظار في المطار.

ستكون قوائم الانتظار مفيدة عند العمل مع أشخاص آخرين.

يجب إدراج جميع المشاريع الحالية في قائمة المشاريع. عند استخدام قائمة "الإجراءات التالية" ، يمكنك التأكد من أنك تعمل باستمرار على المهام ، وكل منها يقرب مشروعاتك من الاكتمال.

في معظم الحالات ، يجب أن تعتمد على الأشخاص الآخرين المسؤولين عن الأجزاء الفردية لكل مشروع. ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك التخلي عن التحكم في تقدم أي من مشاريعك.

عندما تعتمد على عمل أشخاص آخرين - وأنت تنتظر تقريرًا من شخص ما لمواصلة العمل على العرض التقديمي - يجدر الاحتفاظ بقائمة "معلقة". لذا يمكنك ملاحظة كل شيء يجب أن يوفره لك الآخرون ، بالإضافة إلى المواعيد النهائية.

بتحديث هذه القائمة كل أسبوع ، سترى من وكيف يقوم بعمله. سيكون لديك مهمة محددة جديدة: لتذكير هذا الشخص بالالتزام.

إذا لم تستغرق هذه المهمة أكثر من دقيقتين ، فقم بذلك على الفور. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأضفه إلى قائمة "الإجراءات التالية" أو إلى إحدى القوائم الأكثر تحديدًا وبطريقة ودية ، ذكّر الشخص أنك لا تزال تنتظر تقريره.

حفظ المعلومات ليوم معين في التقويم أو خزانة الملفات

يمكنك التخطيط للعديد من الأشياء مسبقًا ، ولكن في بعض الأحيان عليك الانتظار للحصول على معلومات معينة قبل تحويل المواد من "السلة" إلى مهام أو اجتماعات محددة.

مثال. إذا كنت تخطط لعرض تجاري مثير للاهتمام ، فقد ترغب في الانتظار قليلاً ورؤية المشاركين قبل أن تقرر ما إذا كان من المنطقي أن تحضره. إذا لم تكن هذه المعلومات متاحة لك مسبقًا ، فمن الأفضل تأجيل القرار.

في الحالات التي لا يكون لديك فيها خيار وعليك التخطيط لكل شيء في اللحظة الأخيرة ، ستكون الإستراتيجيات التالية مفيدة:

ضع لنفسك تذكيرًا ليوم محدد في التقويم.
احتفظ بملف يساعدك على الوصول إلى المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب.

خزانة الملفات هي نظام دقيق ومنطقي للغاية. يتكون من 43 ملفًا: 31 ملفًا لأيام الشهر و 12 ملفًا لأشهر السنة. ستتمكن كل يوم من فحص المستندات أو التذكيرات أو المواد "المرسلة" إلى نفسك.

لكي يعمل النظام ، يجب عليك استخدامه وتحديثه يوميًا ، وهذا هو الأصعب.

للحصول على أفكار قد تصبح ذات صلة في المستقبل ، أضفها إلى قائمة مرة واحدة / ربما.

تتضمن هذه القائمة كل ما هو غير موجود في قوائم "الإجراءات التالية" أو "المشاريع" ، ولكن يجب ألا يتدخل في الرأس. تحتوي القائمة ذات مرة / محتملة على جميع المواد التي لم تقم بتحويلها بعد إلى أفكار أو مهام محددة. لا تستهين بفوائده. يسمح لك بتتبع أفكار المشاريع التي قد تكون مهمة للغاية في المستقبل. يمكن تقسيم الأفكار الواردة في هذه القائمة إلى مجموعات. فمثلا:

"رحلات أود القيام بها" ؛
"النبيذ الذي أود أن أجربه" ؛
"الموسيقى التي أود الاستماع إليها".

مثل "الخطوات التالية" ، ستساعدك قوائم "مرة واحدة / ربما" في العثور على المعلومات التي تحتاجها في الوقت المناسب. القوائم أكثر موثوقية من ذاكرتك.

يجب مراجعة قائمة "مرة واحدة / محتملة" وتحديثها بانتظام إذا كنت ترغب في استخدامها بشكل فعال.

يزيد مكان العمل المنظم والمراجعة الأسبوعية لنظامك من الإنتاجية

يجب أن تكون جميع قوائم المواد يمكن الوصول إليها من مكان عملك. إنشاء "كشك تحكم" - نظام متنقل وظيفي للوصول إلى المعلومات أينما كنت. من المهم للغاية إنشاء قائمة ونظام ملفات يمكنك أخذه معك أينما ذهبت: حتى إذا كنت عالقًا في المطار أو في عاصفة ثلجية ، فلا يزال بإمكانك أن تكون منتجًا.

تتيح لك تقنية GTD الشعور بالهدوء والتحكم في جميع المشاريع الحالية: راقب تقدمهم وتأكد من أنهم يتقدمون إلى الأمام.

يجب أن يظل نظام الإنتاجية الخاص بك دائمًا ذو صلة وكامل. سوف يهدأ عقلك ويكون قادرا على التركيز الكامل على المهمة فقط إذا كنت تثق في نظامك.

من خلال مراجعة جميع قوائمك أسبوعيًا ، سوف تتأكد من أن النظام الخاص بك لا يزال يعمل - يرتبط كل مشروع حالي بـ "الإجراء التالي" واحد على الأقل في قائمة ملائمة يسهل الوصول إليها. سيكون لديك فكرة عامة عن كل ما يحدث. المراجعة تساعد على رؤية "الغابة" دون إغفال "الأشجار".

يعتمد مقدار الوقت الذي تقضيه في المراجعة الأسبوعية على مقدار الوقت الذي تحتاجه للشعور بالأمان وبناء الثقة في النظام.

خطط لمراجعتك الأسبوعية ، مثل ليلة الجمعة. سيسمح لك هذا بإغلاق عملك والمغادرة لقضاء عطلة نهاية الأسبوع برأس واضح وإحساس بالسيطرة.

يوضح التخطيط الطبيعي الأهداف والخطوات التالية لمشاريعك

تطوير المشروع هو عملية غير طبيعية وغير منطقية إلى حد ما. يجب عليك التفكير في جميع الخطوات والتخطيط لها مسبقًا ، وعدم تخيل هدف واضح بعد. استخدم طريقة تخطيط طبيعية تعكس أنشطتك اليومية.

مثال على العمل اليومي: أنت جائع وتشكل هدفًا غامضًا ("يجب أن آكل شيئًا") ، ثم حدده ("أريد بيتزا"). في هذه المرحلة ، تظهر العديد من الأفكار في ذهنك حول كيفية تحقيق هذا الهدف ("يمكنني إما خبز البيتزا ، أو طلبها ، أو الذهاب إلى مطعم"). أي خطوات تحتاج إلى اتخاذها على طول الطريق تصبح بديهية.

طبّق طريقة التفكير هذه على مشاريعك الحقيقية: ابدأ بالتعريف الأكثر تحديدًا للغرض. لا يضر أبدًا بقضاء الوقت في تحديد الأهداف ، لأن جميع الإجراءات اللاحقة ستعتمد على ذلك. عندما يكون الهدف واضحًا ، سيبدأ عقلك تلقائيًا في العصف الذهني. حتى تتمكن من الخروج بالأفكار اللازمة لتحقيق الهدف. الأسلوب الجيد هو بدء العصف الذهني من الخارج ؛ على سبيل المثال ، اكتب وحفظ أفكارك على الورق.

بمجرد تجميع كل أفكارك ، يجب عليك تنظيمها وتجميعها ، ثم تحديد الإجراءات المحددة اللازمة لإكمال المشروع.

يوضح التخطيط الطبيعي بشكل كبير العمل في المشروع ويجعله مثيرًا للاهتمام وسريعًا وبديهيًا.

أهم شيء

كيف تعمل بكفاءة وبرأس واضح؟

دماغك هو أداة تفكير ، وليس جهاز تخزين. إذا كنت ترغب في التفكير بوضوح ، فأنت بحاجة إلى "سلة لجمع المواد" يمكن الاعتماد عليها خارج عقلك.
أخرج سلة المهملات - أفرغ جميع "السلال" الخارجية أسبوعيًا.
عند فرز "السلال" ، قم بفرز المواد وفقًا للقوائم المواضيعية.